Notulen Ledenvergadering 2022 d.d. 14 maart 2022 Columba
Afmeldingen: Jenny Hoogendijk, Nelja Westerbeek, Angela Jansen, Josien Vriends, Simone van Tunen, Hans van Tunen, Jaap Schuurman, Hans Hooglander
Verslaglegging: Sipke Huizinga
1) Welkom en opening:
Voorzitter Cobi Kroese heet iedereen hartelijk welkom op de Ledenvergadering. Vorig jaar was er geen Ledenvergadering vanwege de lock-down.
Cobi opent met een gedicht van een kind over Oekraïne.
2) Vaststelling agenda: Er zijn enkele aanvullingen op de agenda:
De statutenwijziging moet worden toegevoegd
De verkiezing van bestuursleden is niet goed geformuleerd: Cobi en Marjon blijven nog een jaar, ze zijn vorig jaar hun volgende bestuursperiode ingegaan, Nicolien is aftredend en Sipke en Sietske zijn ook aftredend maar stellen zich herkiesbaar.
3) Jaarlijkse evaluatie dirigente + combo:
Bij de bespreking van dit agendapunt trekt Vera zich even terug. Gerard komt iets later.
Vanuit het koor komen de volgende opmerkingen:
Henk Z: Vera maakt veel opmerkingen over de uitspraak van ons. Henk heeft het idee dat ze hierover soms vooringenomen is omdat dezelfde opmerkingen vaker gemaakt worden en mensen doen toch hun best om de verbeteringen mee te nemen. Het volgende wordt hierover opgemerkt:
– Vera kan de leden niet individueel aanspreken, zeker niet tijdens de repetitie,
- Koorleden zijn wel eens afwezig, dan moet de boodschap weer gebracht worden,
- Vera maakt soms een aantal opmerkingen per lied, niet iedereen houdt dit vast,
- Aantekeningen maken van Vera’s opmerkingen helpt ons ook
- De opmerkingen zijn niet voor iedereen bedoeld,
- Vera hoort heel veel en ze is scherp op de uitspraak, wat we zeer waarderen
- Vera zou misschien een partij kunnen aanspreken
Sietske: verstaanbaarheid blijft een probleem, ondanks de geluidsinstallatie. Meerdere leden ervaren dit zo. Volgende oorzaken worden genoemd:
– we worden ouder, dat helpt niet om goed te verstaan,
– koorleden spreken nog wel eens met elkaar als Vera iets vertelt,
– Vera spreekt snel, ze praat soms tegen zichzelf, soms tegen het combo, soms tegen het koor. Lastig om het onderscheid hierin te maken af en toe.
Beide punten zullen in het evaluatiegesprek met Vera nog eens worden genoemd
4) Eventuele mededelingen:
De enige mededeling betreft het overlijden van een familielid van Hans en Simone. Er wordt een kaartje gestuurd.
5) Notulen Ledenvergadering van 8 juni 2020:
De notulen worden goedgekeurd. Frans wordt hiervoor bedankt. De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
6) Het jaarverslag over 2020:
Het secretariële jaarverslag wordt voorgelezen door Sipke. Hierop zijn geen op- of aanmerkingen.
7) Financiën:
Marjon geeft nog een kleine toelichting op de aangeleverde stukken. We zijn blij dat we Vera aldoor hebben kunnen doorbetalen en dat de contributie grotendeels ook is doorgegaan. We staan er financiëel ongeveer hetzelfde voor als het voorgaande jaar. Het verslag is door Marjon weer keurig verzorgd, mede dankzij de hulp van Jolande
Vraag Marcel: er is geen post afschrijving instrumenten opgenomen.
De instrumenten zijn reeds afgeschreven en we hebben ruim voldoende in kas om een nieuwe piano te kunnen aanschaffen, mocht dit nodig zijn.
Vraag Frans: er staat een bedrag van 19 EU opgenomen op de balans voor een kledingvoorraad.
Is inderdaad een kleine vooraad kleding die bij de kledingcommissie in de kast ligt. Maar we kunnen het beter weglaten volgende keer.
De kascontrole is dit jaar uitgevoerd door Josien en Frans. Ze hebben geen onregelmatigheden ontdekt. Het zag er allemaal keurig uit. De commissie stelt de leden voor hun goedkeuring te geven aan de penningmeester. Iedereen gaat akkoord en hiermee wordt décharge verleend aan het bestuur. De nieuwe kascontrolecommissie wordt gevormd door Frans en Piet.
- In 2021 is er een kascontrole geweest door Josien en Jantien, er zijn toen geen afwijkingen gevonden. Daarmee is er ook dechargé verleend aan het bestuur wat betreft het financiële jaar 2020.
8) Vernieuwen statuten
Cobi legt uit waarom de statuten vernieuwd moeten worden. Het gaat om een wettelijke verplichting. We moeten daarvoor naar een notaris en we hebben tegelijkertijd onze naam veranderd in Interkerkelijk koor Columba. Wij hadden zelf de tekst voorbereid, maar dat is niet overgenomen. De notaris heeft zijn eigen tekst opgestuurd. Er zijn diverse zaken veranderd ten opzichte van onze huidige statuten, zie hiervoor de notitie, welke Sipke heeft rondgestuurd. Veel van de veranderingen kunnen we corrigeren in het huishoudelijk reglement omdat dit niet strijdig is. Een aantal veranderingen nemen we eenvoudig over.
Er is één punt, wat wel aangepast moet worden omdat er anders een tegenstrijdigheid zou ontstaan tussen statuten en huishoudelijk reglement. Het gaat om artikel 20 lid 3. De tekst moet worden: “Bij besluit tot ontbinding krijgt het batig saldo een andere bestemming. Deze bestemming wordt vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering.”
(We willen niet in de discussie komen dat er leden zijn die het batig saldo onderling willen verdelen).
Cobi zal dit opnemen met de notaris.
Het huishoudelijk reglement wordt nu niet behandeld omdat er nog de nodige zaken moeten worden aangepast. Er is discussie over de positie van comboleden. Zij worden in de huidige statuten benoemd als speciale leden, maar Gerard meldt dat zij geen lid zijn, maar dat ze een arbeidsovereenkomst hebben sinds 2004. In de nieuwe statuten worden comboleden niet meer apart benoemd, maar we moeten uitzoeken of wij dit moeten formuleren in het huishoudelijk reglement en hoe dat dan moet.
9) Verkiezing:
Nicolien neemt afscheid als bestuurslid. Zij wordt door Cobi heel erg bedankt voor haar goede inbreng en omdat ze nog een jaar extra heeft willen aanblijven vanwege alle coronaperikelen. Nicolien ontvangt een cadeaubon en luid applaus van alle koorleden.
Jolanda van Ommeren heeft zich beschikbaar gesteld als vervanger voor Nicolien. Het bestuur stelt voor om Jolanda te benoemen als bestuurslid met de functie van bibliothecaris. Alle leden zijn hiermee akkoord.
Sietske en Sipke hebben aangegeven nog wel een periode door te willen gaan in hun huidige functie in het bestuur. Ook dit wordt met applaus begroet en is dus akkoord.
10) Rabo clubkascampagne 2022:
Hierover zijn nu nog geen mededelingen te doen. Marjon verwacht na de zomer berichtgeving vanuit de Rabobank.
11) Eventuele mededelingen van de diverse commissies:
- Marktcommissie: Op 27 april is de volgende koningsmarkt. Margriet vraagt of de koorleden dit nog wel zien zitten. Er zijn geluiden dat er geen belangstelling meer voor zou zijn. Dit blijkt gelukkig erg mee te vallen. Er worden veel vingers opgestoken om weer mee te werken. Marjon heeft al weer een kraam besproken. In principe is er alleen de prijzentafel voor de verloting, maar misschien is er zelfs ruimte voor het ballengooispel. De commissie stuurt ieder een berichtje over wat de bedoeling is t.a.v cadeautjes.
- Muziekcommissie: Omdat Jantien gestopt is, moet er een nieuw lid worden gevonden voor de muziekcommissie. Tineke meldt zich hiervoor aan.
- Kledingcommissie: Geen bijzonderheden te melden
- Liturgiecoördinator: Simone is afwezig. Vera geeft aan dat zij goed kontakt heeft met Simone over de liturgieën
- Vaststellen PR-commissie: Het bestuur stelt voor dat er een PR-commissie benoemd wordt. In de eerste plaats om leden te werven en in de tweede plaats om meer optredens te boeken. We hebben 6 leden verloren in de afgelopen 2 jaar. Simone heeft al aangegeven dat zij hieraan wil meewerken. Sietske zal kontakt met haar opnemen. Andere koorleden mogen er nog even over nadenken. Er worden wel diverse suggesties gedaan:
– mond op mond reclame (werkt vaak het beste),
– advertentie in de Langedijker
– flyers in kerken
– er zijn veel koren gestopt, wellicht zijn er mensen die nu bij ons willen komen. Vera kan ons aanbevelen is dergelijke situaties
13) Update optredens:
Cobi meldt dat de Bethelkerk in Den Helder ons gevraagd heeft om Hagar uit te voeren op 26 juni om 15:00 uur. We gaan hiermee akkoord en e.e.a. zal in gang worden gezet.
Zaandam heeft een optreden van ons in overweging.
Op 22 mei voeren we Hagar uit in Sint Pancras. Enkele leden melden zich af voor dit optreden.
14) Kooruitje:
De bassen zijn dit jaar aan de beurt. Ze komen met een voorstel
15) Rondvraag:
- Nicolien: hoe staat het met de sponsorclics. We hebben tot nu toe EU 35,19 opgehaald. Als dit is opgelopen tot EU 50,- wordt er uitbetaald. Marjon stuurt de link door via de NOOT-app.
- Bram: heeft ook last van verstaanbaarheid van Vera, zie hiervoor punt 3
- Margriet: de temperatuur blijft een terugkerend probleem. Het is erg koud in de kerkzaal. Momenteel is de verbouwing van de kerkzaal gaande. Hierin wordt ook de verwarming en ventilatie aangepakt. De verwachting is dat dit eind maart klaar zal zijn. We wachten dit nog even af. Cobi zal nog een keer kontakt opnemen met Reina of zij de verwarming iets eerder aan kan zetten.
- Vera: de laatste repetitie in de Ontmoetingskerk kon zij niet op podium staan vanwege de verbouwing. Dit is erg lastig omdat zij dan geen goed kontakt heeft met het combo en omdat ze koorleden niet goed kan zien. We verwachten dat dit nu voorbij is.
- Marjon: 25 april is het vakantie, gaan we dan wel/niet repeteren. Ook omdat er dan enkele repetities achter elkaar wegvallen. In principe is er geen repetitie maar afhankelijk van de stand van zaken kunnen we anders beslissen.
15) Sluiting:
Cobi dankt iedereen voor de fijne vergadering en sluit af om 21.45 uur.
Datum: maart 2022
Voorzitter: Secretaris:
Cobi Kroese Sipke Huizinga