Notulen Jaarvergadering Columba over 2013 d.d. 22 april 2014

Afwezig: Tamara en Margriet. (Hans Hooglander: als niet lid)

Hans heet ons welkom en meldt dat Liesbeth trakteert vanwege haar verjaardag, we zingen haar toe. We evalueren kort het afgelopen optreden in de Paaszangdienst in Heerhugowaard.

  1. 1. Opening en vaststellen agenda

Hans heet ons welkom met een stukje proza: Christus in mij (God’s plan met ons) en voegt 1 agendapunt toe: 10 wordt Optredens, 11 Rondvraag en 12 Sluiting.

 

  1. Notulen jaarvergadering 2012 + actielijst

We nemen notulen vorige jaarvergadering door. Clara wil dat alle liederen uit het hoofd worden gezongen, niet alleen de solisten. Tevens legt ze uit dat de Vomarkaart aan te schaffen is door elk lid, 0,5% van de aankoop komt ten bate voor Columba. Opgeven bij penningmeester Jolande als je hier aan mee doet.

Actielijst van jaarvergadering 9-4-13:

060312 Stemtesten zijn achter de rug en als positief bevonden.

090413 Marjon/Clara verplaatsen niet meer van toepassing.

090413 Drummer Jan Jelles polsen is gedaan door Gerard. Hij gaat er over nadenken.Bedoeling is om

hem niet structureel maar voor bepaalde optredens als b.v. hoogtijdagen of concerten mee te laten spelen. Jolande noemt op dat de vergoeding hier ten gevolge niet ismee begroot.

090413 Vlotte nederlandstalige muziek zoeken. De muziekcommissie is hier al mee bezig geweest, er is

muziek besteld. Het blijft moeilijk geschikte Nederlandstalige muziek te vinden oplossing is om

bij een optreden Nederlandse vertalingen aan te bieden. Actiepunt kan er af.

 

  1. Jaarverslag over 2013

– Dit wordt voorgedragen door Corrie, zie bijlage.

 

  1. Mededelingen

Hans meldt de mail, ontvangen van Leo Rijnja, waarin deze ons bedankt voor onze bijdrage aan het Javaconcert met een opbrengst van ruim 2100 euro.

 

  1. Financien

-Bevindingen kascontrolecommissie:

Piet en Wilma hebben de jaarstukken en bescheiden van 2013 gecontroleerd en hebben geen onregelmatigheden ontdekt. Piet vraagt de koorleden decharge te verlenen aan het bestuur voor het te beheren beleid, dit wordt vervolgens verleend.

 

-Financieel jaarverslag en begroting:

Jolande heeft ons dit vooraf gemaild (zie bijlage). Clara ziet graag de naam jubileumconcert i.p.v. concert. Frans valt op dat markten erbij staan in de begroting. Jolande zegt vertrouwen te hebben dat iedereen zich daarvoor inzet in wat voor vorm dan ook.

 

 

-Subsidie:

Gemeente Langedijk is sterk aan het bezuinigen en heeft het subsidiesysteem herzien. Om nog in aanmerking te komen moet je als vereniging een maatschappelijk doel dienen, het zij stimulerend of preventief. Als je hier aan voldoet wordt alsnog een beroep gedaan op de zelfredzaamheid van de vereniging, boodschap: zorg voor eigen draagkracht en zorg eventueel voor sponsoring. Als dit pas tekortschiet wil de gemeente kijken of er sprake kan zijn van financiële ondersteuning.

Het valt niet mee voor Columba om aan deze maatschappelijke doelen te voldoen waardoor waarschijnlijk voor dit jaar de laatste subsidie is ontvangen.

 

-Markten:

De markten zijn een flinke bron van inkomsten die als ze goed draaien samen met de Rabo fietstocht de subsidie voor een groot deel kunnen opvangen zodat een fikse contributieverhoging voorkomen kan worden. Het is dus ons aller verantwoordelijkheid als we niet kiezen voor een contributieverhoging een bijdrage te leveren en actief te zijn op deze markten.

 

-Eigen bijdrage koffie:

De afspraken over huur van de kerkzaal in de Gereformeerde Kerk in Broek op Langedijk waar we oefenen en daarbij de kosten voor koffie en thee zijn ooit eens mondeling afgesproken. Reden voor de commissie van beheer om een en ander op papier vast te leggen en te herzien. Daarbij is een lichte verhoging van de huur en een verdubbeling van de koffie en theekosten afgesproken. In de onderhandeling is afgesproken de koffie en thee kosten gefaseerd over twee jaar aan te passen. De oorspronkelijke kosten van € 250,- op jaarbasis is voor 2014 vastgesteld op € 375,- waarna in 2015 het uiteindelijke bedrag van € 500,- gerekend zal worden. Voorstel van het bestuur is daarom een contributieverhoging van € 0,50 door te voeren om de meerkosten voor koffie en thee te bekostigen. Hans vraagt de koorleden te stemmen over contributieverhoging van € 0,50 cent per maand, ingaande mei 2014: niemand stemt tegen. Volgend jaar kan opnieuw een verhoging volgen.

 

-Benoeming nieuwe kascontrolecommissie:

Wilma treedt af, Piet wil volgend jaar weer, Angela meldt zich om Piet te helpen.

 

  1. Verkiezingen.

Corrie is aftredend en herkiesbaar. Zij stelt zich herkiesbaar.

Simone is aftredend. Reina bied aan zitting te nemen in het bestuur. Hans brengt dit in stemming: er zijn geen bezwaren zodat Reina is toetreed tot het bestuur. Reina heeft aangegeven de rol als contactpersoon niet te ambiëren maar wel het secretariaat op zich te willen nemen. Binnen het bestuur is hier al over gesproken waarbij Corrie heeft aangegeven bereid te zijn als contactpersoon verder te gaan. Hans bedankt Simone voor haar inzet de afgelopen 6 jaar met een woordje en een plantje.

Simone geeft aan de lopende zaken zelf af te ronden.

 

7.Dirigente

Hans refereert aan het crisismoment in april 2013. De taken die Connie in haar eentje op zich nam zijn daarom onder de loep genomen en daarbij gesplist en verdeeld. Onder punt 8 volgt uitleg hierover. Het bestuur heeft besloten jaarlijks een functoneringsgesprek te houden met Connie waarvan de eerste op 3 maart j.l. heeft plaatsgevonden. Er vindt verslaglegging en archivering plaats.

 

 

  1. Commissies
  2. Muziekcommisie:

Nicolien wil nog wel een jaar blijven. Marjo en Nicolien zijn samen met Connie naar de KCZB-korenmiddag geweest, waar ze aan workshops hebben meegedaan en nieuwe muziek is aangeschaft. Ze hebben de verantwoording voor de muziekkeuze en archiveren onze muziek, ook hebben ze een stem in de keuze van liederen voor grotere optredens als concerten. Connie heeft ook een stem in de muziekkeuze van nieuwe muziek in de zin dat ze kijkt of het stuk uitvoerbaar is door het koor en de eindverantwoording draagt voor het tot stand komen van een degelijke uitvoering. Wel kan het zijn dat Connie voor een enkel optreden een stuk passend bij de liturgie uit haar eigen archief toevoegd na kortsluiten met de muziekcommissie.

 

  1. Rol Jan de Blank:

Jan is gevraagd door het bestuur om ter ontlasting van Connie, als contactpersoon op te treden tussen het koor en de predikant om tot een invulling van liederen te komen. Hij heeft hiermee de coördinatie van Connie overgenomen die nog wel een adviserende rol heeft. Jan noemt ook naar de leden dat hij als spreekbuis dient en aangesproken kan worden op de liedkeuze. Een andere onderdeel is dat in geval van deelname aan bijvoorbeeld een korenfestival of concert de contactpersoon liturgie meedenkt over invulling vanuit ons koor. Connie prijst Jan hoe hij zijn contacten uitvoert zoals bij het Java concert wat heel wat tijd vraagt.

Ook doet Jan het technisch beheer van de site, de eindverantwoording voor de inhoud ligt bij het bestuur.

 

  1. Feestcommissie:

Marjon, Clara, Wilma, Margreet en Angela zijn hard aan het werk voor ons 40-jarig jubileum volgend jaar 21 maart 2015 in Chr. Geref.Kerk. In samenspraak met Connie, Gerard en Hans wordt een jubileum- concertprogramma in elkaar gezet wat uit het hoofd gezongen moet gaan worden. Verder blijft het een verassing. Connie vraagt of de zangkwaliteiten voor het concert niet door het feestprogramma in de middag negatief beinvloed zal worden; de feestcommissie stelt haar gerust.

 

  1. Koningsmarktcommissie:

Er ligt nog een intekenlijst met open plekken, verzoek aan de leden deze in te vullen. Donaties in de vorm van koffie ,cake en koek is ook mogelijk als men niet aanwezig kan zijn.

 

  1. Abrahampop:

Jaren is dit door Wilma en Margreet verzorgd bij een nieuwe 50 jarige. Er meldt zich niemand om dit over te nemen. We besluiten dat de laatste die 50 is geworden het mag doen voor de volgende. Dit is Lia.

 

  1. Kooropstelling

Er zijn diverse opstellingen uitgeprobeerd met als doel een beter geluid. Hans vraagt de mening van het koor hierover. Marjo heeft moeite met de krukjes tijdens de repetities, ze vindt het te smal, is bang te vallen. Connie vindt het prima als Marjo dan niet op haar krukje staat. Simone noemt de kwetsbaarheid bij verschuivingen door absenties bij optredens vooral bij de ‘gevleugelde’ dames waardoor flexibiliteit wordt verwacht van leden die moeten wisselen van plek. Gerard zegt dat dit tijd nodig heeft, iedereen leert wel beter te zingen. Sipke voelt zich nog onzeker in teksten. Marcel voelt alsof hij solo zingt als hij vooraan staat; Frans noemt het weinige contact met stemgroepgenoten. Connie looft het koor en zegt dat we gegroeid zijn. Voor de hand liggende alternatieven zijn er niet, behalve dat de stemgroepen als alten en sopranen weer links of rechts bij elkaar gaan staan. Clara vindt de opstelveranderingen te strak gepland vlak voor een optreden. Conclusief stelt Hans voor de opstelling zo te laten en met een half jaar te evalueren. Het koor stemt in.

 

  1. Optredens

Simone meldt dat het reizend straattheater “De Karavaan” via de Cultuurcentrale religieuze koren zoekt. Columba heeft zich aangemeld voor een optreden op zondag 25 mei in het missiehuis in Hoorn. Piet en Jeanette zijn er dan niet.

Tevens zijn we gevraagd mee te doen met Nederland zingt beter van de EO; dit houdt in koorcoaching door een professional, er moet hiervoor een filmpje worden gemaakt, Connie gaat 10 mei hiervoor naar een dirigentendag, er komt een stemming op facebook. Genoemd wordt de flinke hoeveelheid tijd die het zal opslokken en de negatieve invloed op voorbereiding van andere optredens. Bram noemt dat we wel mee kunnen doen hieraan met het jubileumconcertprogramma. Simone vraagt ons op de website te kijken en het even te laten bezinken.

 

 

  1. 11. Rondvraag

Reina meldt dat ze haar best gaat doen in het bestuur.

 

Piet wil weten of het volgende week vakantie is van het koor-> dat is zo.

 

Frans bedankt het bestuur.

 

Tineke meldt teveel optredens met te weinig oefentijd. Simone antwoord dat het streven van Columba is om 1x per maand een optreden te doen. Daarbij is het heel lastig om het precies zo te plannen omdat het ook in de schema’s van de kerken moet passen.

 

Connie wil de medelingen van de voorzitter liever vlak voor de pauze in plaats van aan het begin van de repetitie, dit gaat bij de eerstvolgende repetitie gebeuren. Aktiepunt Hans.

 

Jan verzoekt iedereen op tijd op repetities te komen.

 

Jeannette stelt in verband met het opslokken van tijd voor de repetitie een sluiting in plaats van een opening, oplossing is al benoemd om de mededelingen in de pauze te doen.

Ze brengt het idee om een facebookpagina op te stellen om een breder publiek te bereiken. De vergadering is enthousiast en ze kan beginnen. Materiaal kan ze gebruiken vanaf de site, eindverantwoording ligt bij het bestuur.

Jeanette geeft aan dat ze het niet prettig vind geconfronteerd te worden door andere leden met absentie optredens, want reden is gegrond.

 

Marcel bevalt het goed in het koor na ruim een jaar.

 

Nicolien valt het op dat er vaak mensen niet zijn voor corvee en verzoekt goed te kijken op de website.

 

Simone verzoekt de leden traktaties te melden aan nieuwe contactpersoon Corrie.

 

  1. Sluiting Hans sluit de vergadering rond 22.30u

 

Actielijst jaarvergadering 2014:

220414 Mededeling voorzitter vlak voor de pauze (Hans)

 

 

 

Corrie Lubbers, secretaresse                           Hans van Tunen, voorzitter

 

Datum: